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关于《机关档案管理规定》解读

日期:2019-05-24   文件编号:  来源:   字体:[大] [中] [小]

  《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”,这是我国档案工作的组织原则与基本管理体制。为发挥专业主管机关的行业管理职责和效能,《机关档案工作条例》赋予专业主管机关按照本专业管理体制对本系统和直属单位档案工作进行监督指导职责,这成为“统一领导,分级管理”的有效补充。《规定》在严格遵循上述法律法规基础上,重申了统一领导、分级管理的体制要求,明确提出中央、地方专业主管机关应当在档案行政管理部门指导下负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查,并“应当遵循统一领导、分级管理原则”。这对中央和地方专业主管机关的行业管理职责进行了准确定位。

  在组织架构上,《规定》要求各单位建立档案工作协调机制、确定机关档案部门、组成机关档案工作网络,分别承担机关档案工作的组织协调、统一归口和具体管理职责,形成了较为合理的三级组织架构,其中档案工作协调机制的建立是《规定》提出的新要求,由分管档案工作的单位负责人、办公厅(室)(或承担该职能的其他综合办事机构)及相关部门负责人组成。

  在内部工作机制上,机关应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员,机关文书或业务部门应当指定人员,分别承担机关档案业务工作和相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。为了保证工作成效,《规定》要求档案工作人员为正式在编人员,并且通过限定知识背景和明确培训要求等方式,对专业素质和职业素养提出了要求。

  为适应机关档案智能化、信息化管理需要,《规定》着眼未来,从三个方面提出了机关档案工作基础设施的定制方案。

  一是档案用房要求。在用房类型上,《规定》将传统要求中档案办公、阅览、库房“三分开”调整为办公、整理、阅览、库房“四分开”,以更好地满足档案管理功能分区的需要。在库房面积上,《规定》“定标不定额”,确定了60m2/万卷(或10万件)的计算指标,要求按照档案数量准确计算所需库房面积。在承重问题上,由于机关库房一般基于办公用房改造,《规定》将采用密集架的楼面均布活荷载标准值调整为不小于8kN/m2,并根据档案装载情况予以相应增加。档案库房的温湿度检测调控系统、消防系统、安防系统要求。为保证档案妥善、安全保管,《规定》将库房温湿度检测调控等三大系统纳入必备项,要求库房必须安装漏水报警设备、甲级防火门、全封闭防盗门窗等。

  二是档案信息化基础设施设备要求。《规定》将之分为智能库房管理基础设施设备和档案数字化、电子文件及电子档案归档设施设备两大类型,并提出了原则要求,提醒机关进行基础设施建设时应统筹考虑,协调推进,避免顾此失彼。监督、指导与检查是档案行政管理部门主管档案工作、履行《档案法》赋予职责的重要形式。

  三是增加规章制度备案要求。要求机关将规范本单位和本行业档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案,将档案行政管理部门的监督检查和业务指导要求前置,保证机关基本制度符合法律法规和方针政策要求。

  面对新形势,机关档案工作面临着转型升级的新任务、新挑战。《规定》梳理了档案管理流程,提出了全新档案管理要求。

  1、规范了档案门类。《规定》以实现门类扁平化、标准化、规范化为目标,将机关档案划分为文书、专业、照片、业务数据档案、实物档案等13个一级门类,并规范代码,为档案的规范管理和资源共享共用提供便利。

  2、增加了形成流程。《规定》提出,要按照职责形成文件材料或为形成创造条件;要采用适当的文件材料记录载体和记录方式;归档文件材料应当真实、准确、系统,文件材料组件齐全、内容完整,符合档案属性要求,可从根源上保证档案资源建设质量。

  3、提出收集新要求。《规定》要求各机关编制文件档案材料的归档范围和保管期限表来指导收集工作,其他门类档案也给出了参照规范或管理办法。

  4、提出整理新观念。《规定》提出逐步推进卷件融合管理,合理简化、规范档案整理要求。

  5、细化鉴定销毁流程。鉴定销毁工作关系到档案的汰旧换新和档案工作的长远发展,《规定》明确了销毁人员、程序、场所安排,增强了可操作性。(本文仅供学习参考)

                                                                     


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